Sådan holder I styr på tilmeldinger og afbud

22. september 2026 · 5 min

Det tal, I giver køkkenet, er ikke antallet af inviterede, og det er heller ikke antallet, der har sagt ja. Det er antallet, der sætter sig og spiser, og vejen fra det første tal til det sidste er en opgave med en dato på.

Det meste af besværet opstår, når opgaven tages i den forkerte rækkefølge. Svarene lander fire forskellige steder over seks uger, de tavse gæster bliver rykket ugen før, og så opdager nogen, at tre af jeres ja'er kom med et barn, ingen har spurgt om alderen på.

Saml alle svar på én liste

Invitationerne går ud på papir eller mail, og svarene kommer tilbage på sms, i telefonen, i en kommentar under en Facebook-begivenhed og via jeres mor i Brugsen. Det er først et problem, når det skal lægges sammen.

Én liste, én række per husstand, et sted I rent faktisk åbner den. De kolonner, der betyder noget:

• hvem husstanden er, og ét telefonnummer til den
• voksne, der kommer
• børn på 5 til 12 år
• børn under 5 år
• hvad de ikke kan spise, med deres egne ord
• svaret ja, svaret nej eller stadig tavs, og hvornår de svarede

Børnene står for sig, fordi både regningen og køkkenet behandler dem anderledes. Børn fra 5 til 12 år betaler halv menupris, men på jeres egen liste tæller alderen af en mere jordnær grund: en række, hvor der står fire personer og ingen aldre, kan hverken prissættes eller laves mad til. De mindste spiser som regel med fra forældrenes tallerken alligevel. Priserne er nemmere at følge, når listen er bygget op på den måde.

Sæt to deadlines, og hold den ene for jer selv

Bed lokalet skriftligt om den dato, hvor det endelige antal skal ligge fast, og om hvad der stadig kan ændres bagefter. Sæt så jeres egen svarfrist på invitationen mindst en uge tidligere. Det mellemrum er ikke spildtid. Det er den uge, I bruger i telefonen på de seks, der ikke har svaret.

Til en konfirmation eller en barnedåb går invitationen ofte ud flere måneder før, så læg et pejlemærke ind undervejs: en kort besked om, at datoen nærmer sig, her er tidspunktet, sig til nu, hvis noget har ændret sig. Halvdelen af de afbud, I ellers ville møde på selve dagen, dukker op i det svar i stedet.

Bed om mere end ja eller nej

Et svar, der kun siger ja, har ladet tre spørgsmål stå åbne. Bed om det hele på én gang, allerede på invitationen, så ingen skal rykkes to gange.

• Alder på alle børn. En enkelt linje, og hele antallet kan prissættes.
• Hvad en gæst ikke kan spise, i stedet for en afkrydsning. Vegetarisk er let hos os, for alle menuer kan laves helt vegetariske. De svære tilfælde er dem, en rubrik aldrig fanger, så bed om gæstens egne ord og send dem videre. Vi har skrevet en grundigere guide til allergier og særlige hensyn.
• Om de bliver hele aftenen. Nogle gæster kommer til receptionen og går, inden maden serveres, og det er igen et andet tal.

Det er ikke nysgerrighed for nysgerrighedens skyld. En gæsteliste på 60, der opløser sig i 48 voksne, 9 børn og 3, som ikke tåler mælk, er noget, vores køkken kan planlægge en lørdag omkring. En liste med 60 navne er ikke.

Den tavse gæst og det sene afbud

Ved jeres egen frist bliver tavshed til et nej. Men ring én gang først. Et opkald, hvor I siger, at køkkenet skal have et tal på fredag, giver et svar, hvor den fjerde besked i gruppen ikke gør.

Og så det sene afbud, som kommer under alle omstændigheder. Influenza i februar, en vagt der ikke kunne byttes, en bil der ikke ville starte. To ting er værd at vide på forhånd, så aftenen ikke går med at regne om.

Det første er, at et frafald ikke rykker alle linjer på regningen lige meget. Booking af salen har et minimum på 30 gæster: lejen beregnes for 30, også hvis I bliver færre, mens menuen og drikkevarerne betales for de gæster, der faktisk dukker op. En fest, der falder fra 44 til 40, ændrer altså maden og drikkevarerne, ikke lokalet. En fest på 26 er hjertelig velkommen og betaler leje som 30.

Det andet er, at en buffet optager en ændring, som en serveret middag ikke kan, fordi en serveret ret tælles op én tallerken ad gangen. Hvis listen stadig bevæger sig de sidste fjorten dage, er det et argument, der er værd at veje, når I vælger mellem buffet og serveret middag.

Den sidste uge

Send antallet, aldrene og bemærkningerne om mad samlet, i én besked, og gem kopien. Vores køkken ligger i samme bygning som salen på Højdevej, så en ændring de sidste dage er en samtale med dem, der står og laver maden den aften, og ikke en rettelse sendt videre til en leverandør et andet sted i byen.

Vent med bordplanen, til fristen er udløbet, og lav den så én gang ud fra den endelige liste i stedet for at tegne den om, hver gang nogen svarer. Det er en langt kortere aftens arbejde, og vores guide til bordplanen går ud fra, at tallene ligger fast.

Mangler I stadig en dato, eller vil I se lokalet, inden invitationerne ryger ud? Book en rundvisning i salen på Højdevej 59, eller ring til os på +45 21 95 92 92, så taler vi jeres liste igennem.