Sådan laver I madbudgettet til festen

19. september 2026 · 5 min

I kan skrive hele madbudgettet til festen, før I kender en eneste pris. Det lyder bagvendt, og det er langt den hurtigste vej.

Priserne er nemlig den lette del. De står på en side og tager et minut at slå op. Det, der tager tre uger, er ikke at kende formen på regnestykket, så hver ny version af gæstelisten sender jer tilbage for at spørge, hvad det så koster nu. Byg regnestykket én gang, med tomme felter hvor tallene skal stå, og en gæsteliste, I retter en tirsdag, giver jer en ny sum samme tirsdag.

De fire linjer et madbudget i virkeligheden har

Skriv dem ned først, som en formel og ikke som et beløb.

• Menuen, pr. person, gange antallet af voksne.
• Halv menupris, gange antallet af børn mellem 5 og 12 år.
• Lokalelejen, som også er pr. person, gange jeres gæsteantal, med et gulv under sig.
• Drikkevarer, som enten er et beløb pr. gæst eller ét fast beløb, alt efter hvad I vælger.

Det er hele konstruktionen. Fire linjer, og tre af dem ganges med antallet af mennesker i lokalet. Derfor er gæstelisten den beslutning, der vejer tungest.

Læg det i et regneark med priserne som tomme felter, udfyld dem fra prissiden, og I har en model i stedet for et tilbud. Alle tal på den side hentes fra ejerens eget system, når siden bygges, så de aldrig forældes i stilhed, sådan som et tal kopieret ind i et planlægningsdokument gør.

Tæl gæsterne i tre kolonner, ikke i én

Ét samlet gæsteantal er ikke nok til at prissætte maden, for ikke alle gæster er en hel menu.

Del listen op i voksne, børn mellem 5 og 12 år og de mindste. Den midterste kolonne er den, folk glemmer at skille ud. Børn i det spænd betaler halv menupris, så en barnedåb med fjorten fætre og kusiner under tolv prissættes helt anderledes end en firmamiddag med samme antal navne på listen.

To praktiske noter til kolonnerne. Spændet er 5–12 år på selve dagen, så en på tretten står på voksenlinjen, og de allermindste gæster er værd at spørge os om ved navn frem for at gætte på. Og I skal ikke lave en linje til personale. Lokalelejen dækker allerede dem, der serverer, og rengøringen bagefter, så ingen af dem, der arbejder til jeres fest, er en kuvert i jeres budget.

Gulvet på tredive gæster, som er den ene linje, der ikke er lige

Tre af de fire linjer stiger jævnt med gæsteantallet. Lokalelejen gør ikke.

Der er et bookingminimum på tredive. En mindre sammenkomst er helt uproblematisk og får nøjagtig samme lokale, men den del af regningen regner med tredive personer, uanset hvad det rigtige tal ender på. Mad og drikke følger dem, der faktisk møder op.

Tegn det på papir, så afslører formen sig selv. Op til minimummet er lokalelinjen et fladt stykke, så gæst nummer niogtyve flytter den ikke en millimeter. Det navn koster jer én kuvert og ét glas. Over minimummet begynder linjen at stige igen, og derfra lægger prisen pr. hoved sig på nogenlunde samme niveau hele vejen op til salens grænse på 120.

Konsekvensen betyder mest, hvis jeres liste lige nu ligger i tyverne. Hvert navn, I skriver på vej op mod minimummet, er billigere end dem, der allerede står der, fordi et fast beløb bliver delt ud på flere. Det er det modsatte af, hvad man normalt går ud fra om en gæsteliste.

Drikkevarer, og hvorfor den ene mulighed slet ikke er pr. person

Drikkevarer ligger uden for menuen, og der er tre former at vælge imellem.

En pakke med fri sodavand, prissat pr. gæst, opfører sig præcis som menulinjen: den skalerer med de kolonner, I allerede har talt. Kun postevand fjerner linjen. At tage jeres egne drikkevarer med er den interessante, for det er ét samlet beløb, som følger gruppens størrelse, og ikke en betaling pr. flaske eller pr. hoved. Det ændrer, hvordan linjen ligger i modellen. Dens vægt pr. gæst falder, efterhånden som festen vokser, og den giver jer en indkøbsliste, I selv skal stå for at købe, slæbe og køle ned.

Der er et fjerde tilfælde, som er værd at kende, hvis I også tænkte på at tage maden med. En fest, der booker salen uden menu og selv står for maden, kan bruge vores tallerkener, glas og bestik mod et beløb pr. gæst, opvask inklusive. Det er en linje, og det er den, folk oftest glemmer i en plan med mad hjemmefra, lige indtil ugen før.

Hvad der virkelig rykker summen, og hvad der bare ser dyrt ud

Når modellen kører, kan I afprøve beslutninger i stedet for at diskutere dem.

Gæsteantallet rykker summen mest, fordi det ganger tre linjer på én gang. Menuvalget rykker én faktor: de faste menuer hedder Sølv, Guld, Platin og Diamant, og vi sætter en menu sammen med jer, hvis ingen af dem passer. Vores cateringside viser, hvordan de er bygget op.

Noget af det, der føles dyrt, er slet ikke selvstændige linjer. Enhver af menuerne kan laves vegetarisk hele vejen igennem, og derfor er et vegetarisk bord ikke et budget nummer to ved siden af det første. Det er den samme linje med den samme faktor. Lokalelejen rummer allerede pynten, lydanlægget, projektoren, personalet og rengøringen. Det er fem leverandører, I hverken skal opsøge, briefe eller afregne hver for sig. Og fordi køkkenet ligger her i huset på Højdevej 59, få skridt fra bordene, er der hverken leveringsgebyr eller en bil, der skal køre. Det er en linje, de fleste cateringbudgetter bærer rundt på uden at lægge mærke til det.

Den sidste står aldrig i et madbudget, men lander i gæsternes egen lomme: parkering på vores egen grund er gratis, og i denne del af København betyder det stille og roligt noget for alle, der kommer kørende.

Send os jeres tre kolonner og en dato, så vender vi tilbage med en rigtig sum frem for et spænd. På priser og hvad der er inkluderet står alle aktuelle tal, og I kan booke et besøg og se lokalet, før I binder jer til et tal.